Кейс Автоматизована система обліку взаємозв'язків з пайовиками – Wise Solutions
Автоматизована система обліку взаємозв'язків з пайовиками
Кейс: Впровадження Бітрікс24 для агрокомпанії "Агро-Рось": сканування штрих-кодів, перевірка кадастрового номеру.
Читати кейс
Про проект:
«Агро-Рось» - компанія, пріоритетними напрямками діяльності якої є рослинництво, тваринництво та виробництво комбікормів для різних видів тварин і птиці. «Агро-Рось» входить в ТОП-10 виробників м'яса в Україні.
Редакція Бітрікс24: Корпоративний портал.
Сайт: http://www.agro-ros.com.ua/

Бізнес-ціль проекту:
Організувати та автоматизувати взаємовідносини між компанією та пайовиками, що надають компанії землю в оренду. Структура роботи із пайовиками - уже була напрацьована, проте не вистачало автоматизації та прозорості усіх процесів.
Задачі, які ставились перед командою спеціалістів з впровадження Бітрікс24:
Розробити систему, з простим інтерфейсом та необхідним функціоналом, яка була б зручна для:
Менеджерів
Спростити роботу менеджерів по роботі із пайовиками, автоматизувати стандартні процеси.
Керівництва
Забезпечити у будь-який момент доступ до всіх процесів та володіти прозорою та чіткою інформацією.
Пайовиків
Бути впевненими, у фіксації та виконанні термінів виплат як у грошовій, так і натуральній формі.
реалізований функціонал
Що реалізовано?
  1. Сканування штрих-кодів договорів для відстеження їх статусу у режимі реального часу.
  2. Складна схема перевірки валідності кадастрових номерів.
  3. Складна інтеграція з обліковою системою 1С.
  4. Розроблена схема створення нових договорів та супроводження наявних договорів.
  5. Роботи для відстеження закінчення договорів.
  6. Сервіс актуалізації виплат пайовикам.
  7. Налаштування бізнес-процесів по реалізації додаткових звернень пайовиків.
Що реалізовано?
Сканування штрих-кодів договорів
Одним із побажань та потреб компанії було сканування штрих-кодів договорів для того, щоб у режимі реального часу, відстежувати стадію реєстрації договору та бути певними, що договір потрапив до відповідального менеджера.

Після сканування штрих-коду з отриманого договору автоматично формується акт прийому-передачі відсканованих договорів.

Для реалізації такої функції на корпоративному порталі були здійснені доробки досвідченими розробниками. Приєднано механізм, який генерує штрих-коди на визначеній стадії погодження у Компанії, таким чином кожен договір матиме свій, індивідуальний штрих-код. Також був розроблений блок сканування цих штрих-кодів.
Що реалізовано?
Автоматичне формування акту прийому-передачі
Після сканування штрих-коду з отриманого договору автоматично формується акт прийому-передачі відсканованих договорів.
Що реалізовано?
Перевірка валідності кадастрового номера
Для того, щоб унеможливити введення недійсного кадастрового номера, була розроблена перевірка дійсності - механізм, який звертається до публічної кадастрової карти України, де зібрана актуальна інформація та відбувається перевірка валідності.

З цього ж ресурсу на корпоративний портал клієнта передається розмір земельної ділянки, для того щоб можна було порівняти із тією ділянкою, на яку створюється договір. О
скільки по одному кадастровому номеру може бути декілька пайовиків.
Складна інтеграція з обліковою системою 1С
Великі компанії приділяють велику увагу інформаційній безпеці. Тому був реалізований механізм здійснення обмінів інформацією з обліковою системою 1С, обмін здійснюються виключно вручну та налаштованою ієрархією прав доступу.
Розроблена схема створення нових договорів та супроводження наявних договорів
Створення нових договорів між компанією та пайовиком передбачає ряд стандартних робіт по перевірці інформації та укладанню договору. Для того, щоб автоматизувати цей процес та мінімізувати людський фактор, був розроблений стандартизований алгоритм.

Зокрема, при створенні менеджером, закріпленим за пайовиком, нового договору на корпоративному порталі, налаштовані обов'язкові поля до заповнення. Одним з таких полів є кадастровий номер.
Відстеження закінчення договорів
Розроблена автоматизація для відстеження закінчення наявних договорів. Специфіка компанії полягає у тому, що договори з пайовиками створюються на довготривалий термін. Тому з'являється необхідність відстежувати дату закінчення договорів. У визначені періоди до закінчення терміну дії договору (3 роки, рік, 6 місяців) відповідальний менеджер отримує нагадування про необхідність робіт по перепідписанню договорів із пайовиками.
Сервіс актуалізації виплат пайовикам
Згідно з договором щороку відбуваються виплати пайовикам у різних формах: грошова, натуральна, та їх комбінаціях для кожного пайовика індивідуально. Натуральна форма виплати може бути зерном пшениці, кукурудзи, олією, цукром тощо. Для того, щоб відстежувати зроблені та заплановані в поточному році виплати у різних формах - був розроблений сервіс актуалізації виплат.
Налаштування бізнес-процесів по реалізації додаткових звернень пайовиків
Компанія "АгроРось" гарантує своїм пайовикам перелік безкоштовних послуг, наприклад оренда автобусу для певних подій, консультації та допомога юридичного відділу у різноманітних питаннях, наприклад переоформлення спадщини, купівля-продаж паїв, договір емфітевзису. Під кожну із послуг реалізовано окремий бізнес-процес, який дозволяє легко запустити його в роботу та повідомити всіх причетних людей.
Що у підсумку?

Автоматизація проекту на цей момент продовжується, проте уже відчутно значні спрощення роботи та оптимізації витрат часу на рутинні задачі.
Хочете автоматизувати роботу бізнесу?
Ваш проект потребує індивідуального підходу до автоматизації?
Давайте розпочнемо роботу найближчим часом. Бізнес працює краще з автоматизацією.